O que é PPC e qual número é bom

Sexta-feira, quatro da tarde, contêiner da obra. Na segunda, as equipes prometeram 18 tarefas para a semana. O mestre vai conferindo uma por uma com os encarregados. Doze estão prontas. Três ficaram pela metade. Três nem começaram.

O PPC da semana é 12 dividido por 18. Dá 67%.

Os números dessa sexta são de exemplo, escolhidos para a conta ficar fácil. O raciocínio vale para qualquer obra que planeje por semana.

A conta é simples de propósito

PPC quer dizer percentual do plano concluído. Ballard (2000), na tese que descreve o Last Planner System, define o indicador como o número de atividades planejadas que foram concluídas, dividido pelo total de atividades planejadas.

A regra que mais gera discussão no canteiro é a da tarefa pela metade. Ela conta como não feita. O encarregado de alvenaria que fechou 80% das paredes do 5º pavimento vai argumentar que a semana foi boa. E foi, para a produção dele. Para o PPC, a tarefa prometida era o pavimento inteiro, e a promessa não se cumpriu.

Ballard escreve que o PPC mede até que ponto o compromisso do supervisor de linha de frente foi realizado. O avanço físico fica para outros indicadores, como a curva de medição.

Essa separação tem um motivo prático. A equipe seguinte planejou entrar no 5º pavimento na segunda. Com 80% das paredes, ela não entra. O que importa para quem vem atrás é se a promessa saiu inteira.

De onde vem a régua dos 70%

Ballard (2000) registra uma descoberta das primeiras pesquisas com o sistema. Só cerca de metade das tarefas atribuídas às equipes no começo da semana era concluída no prazo.

Na mesma tese, ele relata que as melhorias costumavam levar o PPC de algo perto de 50% para a faixa de 65% a 70%. Num dos estudos de caso, a meta perseguida foi de 90%. Ballard associa o ganho de confiabilidade a ganho de produtividade das equipes, porque uma equipe que recebe tarefa liberada perde menos tempo esperando ou procurando material.

No Brasil, há dados de amostras grandes. Bortolazza, Costa e Formoso (2005) reuniram 115 obras acompanhadas pelo NORIE, da UFRGS, entre 1996 e 2004. O PPC médio foi de 70%. Moura e Formoso (2009) analisaram 75 obras de 19 empresas e chegaram a uma média próxima de 75%.

Na amostra de Bortolazza, metade das obras ficou entre 67% e 77%. Essa é a faixa em que se concentrou a metade central das obras estudadas. Ainda não diz qual número sua obra deveria buscar.

O número bom depende da semana seguinte

Como regra prática, uma obra que estabiliza entre 70% e 85% está planejando bem. Abaixo de 60% por várias semanas, o plano está entrando com tarefas que não estavam liberadas. Acima de 90% por muito tempo, vale desconfiar.

PPC de 95% parado costuma aparecer quando as equipes aprendem a prometer pouco. O encarregado que sabe produzir dois pavimentos de contrapiso por semana promete um. Cumpre sempre. O indicador fica lindo e a obra atrasa.

Por isso o número de uma semana sozinho conta pouco. Interessa mais a tendência ao longo de dois meses, lida junto com a quantidade de trabalho que entrou no plano. Um PPC de 65% subindo, com plano cheio, diz mais sobre a obra que um 95% com plano magro.

As causas valem mais que o percentual

Todo PPC vem acompanhado da pergunta seguinte: por que as seis tarefas não saíram? Ballard (2000) trata o registro das causas do não cumprimento como parte do sistema. Sem ele, o PPC vira uma nota que ninguém sabe como melhorar.

Moura e Formoso (2009) agruparam as causas das obras que estudaram em oito categorias. As duas mais frequentes foram mão de obra, com 42% das ocorrências, e planejamento, com 28%. Os autores classificaram 81% das causas como de origem predominantemente interna à empresa.

Esse dado muda a conversa da sexta-feira. Se a maior parte das falhas nasce dentro da própria obra, a maior parte delas está ao alcance da equipe de planejamento. Chuva e fornecedor atrasado existem, mas respondem pela menor fatia.

Na mesma pesquisa, os autores testaram se o PPC explicava o desvio de custo das obras. A relação encontrada foi fraca, menos de 10%, e eles mesmos chamam o resultado de não conclusivo. PPC alto ajuda a obra a andar no ritmo combinado. Ninguém mostrou ainda que ele, sozinho, garante custo.

O que fazer com o número na segunda-feira

Volte ao contêiner da sexta. As três tarefas pela metade e as três que não começaram ganham uma causa cada, anotada na hora, com o encarregado presente. Material, projeto, equipe deslocada, serviço anterior que não terminou.

Depois de quatro ou cinco semanas, essas causas formam um padrão. Se metade das falhas vem de material que não chegou, o problema está na compra, que precisa ser feita com mais antecedência. Se vem de serviço anterior incompleto, o plano está prometendo tarefas fora de sequência.

O PPC de 67% desta sexta, sozinho, diz pouco. Com as seis causas anotadas, ele vira a pauta da próxima reunião.