Gestão visual no canteiro, sem software

Sete da manhã. O encarregado de hidráulica chega ao 10º pavimento e precisa saber se pode fechar o shaft. A inspeção da tubulação saiu ou não saiu? Ele desce para procurar o mestre, que está na portaria recebendo concreto. Liga para o estagiário, que não atende. Vinte minutos depois, descobre que a inspeção foi feita na véspera, às cinco da tarde.

Nenhuma informação faltou. Ela só estava no lugar errado: no caderno do estagiário.

O encarregado é personagem e os vinte minutos são palpite. Situações assim servem para mostrar o que a gestão visual tenta evitar.

O processo que se comunica sozinho

Tezel e coautores (2010), num trabalho conjunto de pesquisadores do Brasil e do Reino Unido, partem de uma definição de Formoso e coautores (2002, citados por Tezel et al., 2010) para transparência de processo: a capacidade de um processo de produção, ou de suas partes, de se comunicar com as pessoas. A gestão visual é o conjunto de recursos que faz essa comunicação acontecer.

No caso do shaft, um processo transparente responderia à pergunta do encarregado no próprio pavimento. Uma placa na porta do shaft com a data da inspeção bastaria.

Koskela (1992), citado por Tezel e coautores, propõe seis caminhos para aumentar a transparência. Dois deles interessam mais para quem não quer comprar nada: dispositivos visuais que mostram na hora o estado do processo e medições que tornam visível o que ninguém enxerga a olho nu.

O que apareceu em nove canteiros

A pesquisa de Tezel e coautores visitou nove obras de nove construtoras em Porto Alegre e Fortaleza, entre junho e julho de 2009. Eram, em geral, edifícios residenciais altos com estrutura de concreto armado e vedação em alvenaria. As empresas eram pequenas e médias, de atuação local.

Quase tudo que os autores registraram custa pouco. Alguns exemplos do artigo:

• Em Fortaleza, o operador da betoneira prende duas contas no carrinho. Uma indica o tipo de traço, a outra o pavimento de destino. Quem transporta não precisa perguntar nada.
• Uma construtora que fazia 13 casas montou o seu andon, o sinal de problema na produção, com cartões simples em vez de painel luminoso.
• Em um canteiro, a linha de balanço colorida foi passada para um quadro magnético, para que os operários entendessem o plano.
• Em algumas obras, a foto do material e a especificação ficavam na frente do local de estoque. Assim o material só era guardado ali.
• Um calendário mensal em folha A3, espalhado pelo canteiro, avisava com um mês de antecedência os eventos da obra, do início da pintura do 2º pavimento ao café da manhã da empresa.

Os gestores entrevistados citaram a simplicidade e o baixo custo como as qualidades principais dessas ferramentas.

Um detalhe chama atenção: numa das empresas, uma equipe de operários tinha criado um código de cores para tubos já processados. A gerência da obra não sabia.

O quadro mora onde o serviço acontece

O mesmo artigo registra o erro oposto. Numa das empresas, um quadro com o fluxo do processo ficava ao lado do escritório da obra, longe da frente de produção que precisava dele.

Quadro no contêiner serve para a reunião. Para quem está no pavimento, a informação precisa estar no pavimento. Em obra vertical, isso pede um quadro pequeno por pavimento em serviço, perto da escada ou do elevador de carga, além do quadro grande da reunião.

Menos informação, mais leitura

Uma empresa conhecida na região pelo avanço em transparência contou aos pesquisadores que tinha decidido reduzir a quantidade de informação exposta. Informação demais gerava confusão e desviava a atenção.

Na nossa leitura, esse é o ponto que mais se perde quando a obra se empolga com quadros. Cada indicador novo disputa espaço com os anteriores. Se o encarregado precisa de mais de alguns segundos para achar a linha dele, o quadro virou decoração.

Outra observação do artigo: num dos canteiros que aplicavam 5S, o gerente disse que a parte mais difícil era manter o esforço ao longo das fases da obra. Quadro sem dono fica desatualizado depressa, e quadro desatualizado ensina a equipe a não olhar.

Como montar o primeiro quadro

A sugestão da Redação é começar pequeno, com o que já é discutido toda semana:

1. A semana em colunas e as frentes de serviço em linhas, com um cartão por tarefa prometida.
2. Uma cor de cartão por situação: liberada, em andamento, pronta, travada.
3. Um espaço para as restrições abertas da semana, cada uma com dono e data.
4. O PPC das últimas oito semanas, desenhado à mão, numa folha só.

Fita crepe e caneta resolvem as três primeiras semanas. Se o quadro sobreviver a elas, vale passar para um quadro magnético com ímãs de cor.

O responsável por atualizar precisa ter nome. Pode ser o estagiário ou o técnico de planejamento, num horário fixo, logo depois da reunião diária.

O pavimento também fala

Tezel, Koskela e Tzortzopoulos (2013) estudaram a gestão visual numa obra industrial muito maior e encontraram práticas que cabem num edifício. O material recebia uma marca colorida, um círculo ou um quadrado, que indicava a área da obra onde ia ser usado. Os capacetes tinham cor por ofício.

No edifício, o equivalente é marcar o palete com o número do pavimento de destino e pintar na laje o local de descarga de cada material.