Lista de restrições: o que entra e o que sai

A lista de restrições da obra tem 140 linhas. Metade está com a data vencida. Vinte e poucas dizem só “aguardando projeto”, sem dizer qual projeto nem de quem. Há uma linha de oito meses atrás que diz “chuva”.

O engenheiro abre a lista na reunião e rola a tela até o fim. Depois fecha sem comentar.

A lista de 140 linhas é um retrato composto para o texto, sem uma obra real por trás. Ela aparece aqui porque mostra o que acontece quando tudo entra e nada sai.

Para que a lista existe

No Last Planner, a lista de restrições é a ferramenta do lookahead. Ballard (2000) descreve a análise de restrições como o passo em que cada tarefa da janela das próximas semanas é examinada para descobrir o que precisa ser feito para ela poder ser executada.

Uma tarefa sem restrições é o que Ballard chama de sound, algo como sólida. Na tese, o teste é direto: todo o material está disponível? O projeto e o serviço anterior estão completos?

Ballard e Howell (1998) tratam esse filtro como proteção da produção. A equipe de campo só recebe tarefa que pode ser feita, e a incerteza fica com quem planeja. A lista de restrições é onde essa incerteza é anotada e resolvida, uma linha de cada vez.

O que entra

Entra na lista aquilo que impede uma tarefa específica do lookahead de começar na data. Toda linha nasce presa a uma tarefa. “Alvenaria do 9º pavimento, semana 4: bloco ainda não pedido.” Se a linha não aponta para uma tarefa, ela não é restrição.

Na prática, as restrições de obra de edificação se repetem em poucos grupos: projeto, material, mão de obra, equipamento, espaço e serviço anterior. Às vezes aparece um sétimo, de liberação externa, como licença ou vistoria da concessionária.

Cada linha precisa de quatro informações. A tarefa que está travada. O que falta, escrito de um jeito que qualquer pessoa entenda. O nome de quem vai resolver. E a data em que precisa estar resolvido, que é sempre anterior à data da tarefa.

“Aguardando projeto” não passa nesse teste. A linha não diz qual tarefa está travada nem quem vai atrás do desenho.

O que não entra

Chuva não é restrição de nenhuma tarefa em particular. Também não tem dono que possa removê-la. Ela pode ser uma causa de não cumprimento, registrada na sexta-feira quando a concretagem não aconteceu. Na lista de restrições, ela só ocupa espaço.

O mesmo vale para “produtividade baixa da equipe” e “falta de comunicação”. São problemas reais, mas nenhum deles se remove com uma ação e uma data. Eles pertencem à análise das causas do PPC, onde podem gerar um plano de melhoria com outro formato.

Também não entra restrição de tarefa que está fora da janela. Se o revestimento de fachada só começa daqui a cinco meses, a falta de contrato com o empreiteiro ainda fica fora da lista semanal. Quando o prazo de contratação for maior que a janela, ela vai para uma lista de compras longas.

O que sai, e quando

Sai a linha resolvida. O dono informa na reunião que o bloco foi pedido e tem data de entrega confirmada. A linha é fechada com a data em que saiu. Não precisa ser apagada, mas deixa de aparecer na lista ativa.

Sai também a linha cuja tarefa mudou de data. Ballard (2000) registra que, quando o planejador não confia que as restrições serão removidas a tempo, a tarefa vai para mais tarde. A restrição acompanha a tarefa. A data de solução muda junto, e a linha volta para trás na fila.

O que não pode acontecer é a linha ficar vencida e aberta. Linha vencida quer dizer uma de duas coisas. Ou a restrição foi resolvida e ninguém fechou, ou a tarefa vai chegar à semana 1 travada. Nos dois casos, a reunião precisa decidir na hora.

O que os números brasileiros sugerem

Moura e Formoso (2009) analisaram as causas do não cumprimento de tarefas em 75 obras de 19 empresas. As duas categorias mais frequentes foram mão de obra, com 42% das ocorrências, e planejamento, com 28%. Os autores classificam 81% das causas como de origem predominantemente interna.

Esses números são de causas, registradas depois que a tarefa falhou. Mas eles dão uma pista para a lista de restrições. Se a maior parte do que derruba o plano nasce dentro da obra, a maior parte poderia ter virado linha da lista semanas antes. Equipe que não foi mobilizada a tempo e tarefa que entrou no plano fora de sequência são restrições que alguém poderia ter enxergado no lookahead.

O site do livro de Donarumo e Zandy (2019) põe a gestão de restrições entre os temas principais, ao lado do Last Planner e das reuniões diárias.

Uma lista que cabe numa reunião

Como regra prática, uma obra de edificação com seis a dez equipes trabalha bem com 20 a 40 restrições abertas ao mesmo tempo. Mais que isso costuma indicar que entrou coisa que não devia, ou que as linhas não estão saindo.

Para voltar a esse tamanho, a lista de 140 linhas do começo precisa de uma tarde de limpeza. Cada linha passa pela mesma pergunta: qual tarefa ela trava, e quem resolve? A linha que não tiver resposta para as duas sai. A da chuva sai primeiro.