Um lookahead que não morre na terceira semana

Primeira reunião. O engenheiro abre uma planilha de seis colunas, uma por semana, com todos os serviços da torre distribuídos por pavimento. Cada tarefa tem uma coluna de restrições ao lado. Os encarregados acham bonito.

Terceira reunião. As colunas 4, 5 e 6 estão iguais à primeira semana. Ninguém mexeu.

Quinta reunião. A planilha tem uma aba nova, chamada “semana”, e só ela é aberta.

O caso é construído para mostrar o padrão, sem nome nem endereço.

O que a janela deveria fazer

Ballard (2000) descreve o lookahead como a programação das tarefas possíveis para as próximas 3 a 12 semanas. O tamanho da janela depende da obra, da confiabilidade do planejamento e dos prazos para conseguir projeto, material, mão de obra e equipamento.

Na tese, as tarefas entram na janela seis semanas antes da execução e andam uma semana para a frente a cada semana. Em cada passo, passam pela análise de restrições: o que precisa acontecer para essa tarefa poder ser executada na data?

A regra é que só entra ou avança na janela a tarefa que pode ser liberada a tempo. Se o planejador não confia nisso, a tarefa é empurrada para mais tarde. A janela funciona como um funil que entrega à semana 1 só trabalho liberado.

Quando as colunas 4, 5 e 6 param de ser revisadas, o funil para. As restrições dessas semanas só vão ser descobertas quando a tarefa chegar à semana 1. Aí já não dá tempo de comprar o material.

Por que ela encolhe

O primeiro motivo é de tempo. A reunião semanal atrasa, e o bloco do lookahead é o último da pauta. Ele é cortado primeiro.

O segundo é de visibilidade. O plano da semana dá resultado em sete dias. O lookahead só mostra efeito quatro ou cinco semanas depois, quando a tarefa chega liberada. Quem está apagando incêndio dá prioridade ao que queima agora.

O terceiro é de conteúdo. Ballard (2000) relata dados de pesquisa anterior em que o plano da semana 2 continha só cerca de metade das tarefas que depois apareceram no plano semanal daquela semana. Na semana 3, a proporção caía para 40%. Ou seja, a janela começa com informação incompleta. Se ninguém a completa toda semana, ela perde o sentido.

O quarto é de dono. A planilha nasce no computador do engenheiro, e as restrições ficam anotadas sem nome ao lado. Restrição sem dono não tem quem cobre, e ninguém se lembra dela até a tarefa travar na semana 1. Quando cada linha tem um nome e uma data, a revisão vira uma conversa rápida com cada pessoa.

No Brasil, Bortolazza, Costa e Formoso (2005) analisaram 115 obras acompanhadas pelo NORIE, da UFRGS, entre 1996 e 2004. A conclusão preliminar foi que a maior parte das obras tinha sucesso limitado no lookahead. Na amostra de habitação de interesse social, onde o PPC médio foi o mais baixo, os autores atribuem o resultado ao lookahead e à análise de restrições mal implantados.

A janela anda uma semana por semana

O primeiro hábito é tratar o lookahead como uma esteira. Toda semana, a coluna 1 sai, porque virou plano semanal. Todas as outras andam uma casa. E uma coluna nova entra no fim, com as tarefas que estavam na semana 7 do plano mestre.

Isso parece óbvio, mas muita planilha é montada com datas fixas no cabeçalho. Na semana seguinte, alguém precisa reescrever tudo, e ninguém reescreve. A planilha que usa “semana 1, semana 2” em vez de datas costuma durar mais.

Toda semana, todas as semanas

O segundo hábito é revisar a janela inteira em toda reunião. Não precisa ser tarefa por tarefa. Basta passar pelas restrições abertas das semanas 2 a 6 e perguntar a cada dono se a data ainda vale.

Isso leva uns quinze minutos numa obra com seis a dez equipes. Se levar mais, a lista de restrições provavelmente está com coisa que não deveria estar lá.

O terceiro hábito é separar as compras longas. Elevador, esquadria sob medida, gerador e quadro elétrico especial às vezes levam mais de seis semanas entre o pedido e a entrega. Uma janela de seis semanas descobre essas restrições tarde. Na nossa leitura, esses itens vão para uma lista própria, revisada uma vez por mês, com a data em que o pedido precisa sair.

Um número para acompanhar

O quarto hábito é medir. O PPC mede o plano da semana. Para o lookahead, um número simples ajuda: de todas as restrições com data para esta semana, quantas foram removidas no prazo?

Bortolazza, Costa e Formoso (2005) apontam a relação entre o PPC e a taxa de restrições removidas no prazo como tema para investigar no futuro. Ainda não há uma régua publicada. Mas o número sozinho já mostra se a janela está viva. Se ele cai por três semanas seguidas, a coluna 4 parou de ser olhada.